Análisis de los métodos de control y registro de mercancías

Las existencias en el almacén son necesarias para que las ventas se realicen y sabemos que gran parte de la inversión que hacen las empresas, es precisamente en el almacén. Por lo tanto, es importante conocer el efecto que tiene cada uno de estos sistemas de control sobre el inventario de mercancías y el costo de ventas. De tal manera que es necesario evaluar en qué consisten, para seleccionar el sistema contable de registro más apropiado para una entidad económica. Para resaltar esto Lara (2009, p. 153) nos dice que, “en toda empresa, el registro de las operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas”.

De tal manera que para esto contamos con los siguientes métodos:

• Método de inventarios perpetuos.
• Método analítico.
• Mercancías en tránsito.

Método de inventarios perpetuos.

De acuerdo a Lara (2009, p. 174), el método de inventarios perpetuos es aquel  que, “consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, del costo de los vendido y de la utilidad o perdida bruta”.

Es decir, que este modo nos permite conocer el monto del costo de lo vendido, además de los inventarios finales, sin necesidad de llevar a cabo la tarea de toma física de inventarios, lo que repercute en costos de tiempos para entidad.

Cuentas que se emplean.

Almacén. Es una cuenta del activo circulante; se maneja exclusivamente a precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento la existencia de mercancías, o sea, el inventario final.

Costo de ventas. Es una cuenta de mercancías; se maneja a precio de costo; su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido.

Ventas. Es una cuenta de mercancías, se maneja a precio de venta, su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en una cuenta de resultados, pues su saldo lo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la pérdida bruta si es deudor.

Gracias al movimiento de estas cuentas, podemos observar que las ventas y devoluciones sobre ventas son las únicas operaciones de mercancías que se registran, tanto a precio de venta como a precio de costo. Lara (2009, p. 176) propone el siguiente ejemplo del registro de esto:

Fuente: Lara, E. (2009, p. 176).

Como podemos ver, por cada venta o devolución sobre venta, se deben hacer dos asientos, uno por el precio de la venta y otro por el de costo. Las ventas y las devoluciones sobre ventas se registran tanto a precio de venta, como a precio de costo, para controlar por separado la existencia de mercancía, el costo de lo vendido y las ventas netas.

La ventaja de este método es que no es necesario hacer ningún ajuste para conocer la utilidad o pérdida bruta, ya que aparece como saldo en la cuenta de costos y ventas. Sin embargo tiene una desventaja, y es que no se puede conocer por separado el costo de las ventas ni el valor de las ventas netas, puesto que ambos conceptos se encuentran registrados en la misma cuenta de costos y ventas.

Método analítico.

De acuerdo a Lara (2009, p. 160), el método analítico o pormenorizado es aquel que, “consiste en abrir una cuenta especial en el libro mayor para cada uno de los conceptos que forman el movimiento de la cuenta de mercancías generales”.

Cuentas que se emplean.

Las cuentas que se abren para cada uno de los conceptos de mercancías se conocen con el nombre de cuentas auxiliares de mercancías, o como cuentas de mercancías. Los movimientos y saldos se detallan a continuación:

La cuenta Inventarios, representa la existencia de mercancías y debe considerarse como cuenta del activo circulante, ya que su saldo representa la existencia de mercancías. Durante el ejercicio, al efectuar operaciones de compra y venta de mercancías, su saldo ya no corresponde a la existencia, considerándose como cuenta de mercancías. Al finalizar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al valor de las compras netas para determinar la suma o total de las mercancías.

El saldo de cuenta Compras es acreedor y expresa el valor total de las compras de mercancías efectuadas durante el ejercicio.

El saldo de la cuenta Gastos de compras es deudor y expresa el total de los gastos efectuados por compras de mercancías. Al finalizar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al valor de las compras, para determinar las compras totales.

El saldo de la cuenta Devoluciones sobre compras es acreedor y expresa el valor total de las mercancías devueltas a los proveedores. Al finalizar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales para determinar las compras netas.

El saldo de la cuenta Descuentos sobre compras es acreedor y expresa el valor total de los descuentos obtenidos sobre el precio de las mercancías compradas. Al finalizar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales, para determinar las compras netas.

El saldo de la cuenta Ventas es acreedor y expresa el valor total de las ventas de mercancías efectuadas durante el ejercicio.

El saldo de la cuenta Devoluciones sobre ventas es deudor y expresa el valor total de las mercancías devueltas por los clientes. A finalizar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales, para determinar las ventas netas.

El saldo de la cuenta Descuentos sobre ventas es deudor y expresa el valor total de los descuentos concedidos sobre el precio de las mercancías vendidas. Al finalizar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales, para determinar las ventas netas.

Para comprender esto, Lara (2009, p. 170) propone el ejemplo a continuación:

Fuente: Lara, E. (2009, p. 170).

Como podemos observar, para conocer la utilidad o pérdida bruta se deben obtener los siguientes resultados:

Ventas netas. Se obtienen restando de la cuenta ventas el valor de las devoluciones y descuentos sobre ventas. La cuenta de ventas aparece con un saldo de $ 550,000.00, que expresa las ventas netas, mientras que las cuentas de devoluciones y rebajas sobre ventas quedan saldadas.

Compras totales. Se obtienen sumando a la cuenta de compras el valor de los gastos de compra. La cuenta aparece con un saldo de $ 310,000.00 que expresa las compras totales, en tanto que la cuenta de gastos de compra queda saldada.

Compras netas. Se obtienen restando de la cuenta de compras el valor de las devoluciones y descuentos sobre compras. La cuenta aparece con un saldo de $ 250,000.00, que representa las compras netas, mientras que las devoluciones y descuentos sobre compras quedan saldadas.

Suma o total de las mercancías. Se obtiene de sumar a la cuenta de compras el valor del inventario inicial. La cuenta aparece con un saldo de $ 950,000.00, que expresa la suma o total de mercancías, en tanto que la cuenta de inventarios queda saldada.

Costo de lo vendido. Se obtiene restando de la cuenta de compras el importe del inventario final, determinado por un recuento físico. La cuenta aparece con un saldo de $ 450,000.00, que representa el costo de lo vendido.

Utilidad o pérdida bruta. Se obtiene de restar de la cuenta de ventas el costo de lo vendido, que aparece como saldo de la cuenta de compras. Al realizar este último cálculo la cuenta de compras queda saldada, mientras que la de ventas aparece como un saldo acreedor de $ 100.000.00, que expresa la utilidad bruta. Determinamos que es una utilidad debido a que el costo de lo vendido es menor que las ventas netas; si el costo de lo vendido fuera mayor, entonces determinaríamos una pérdida.

Como podemos darnos cuenta, este método tiene algunas ventajas, ya que en cualquier momento se puede conocer el valor del inventario inicial, el de ventas, el de las compras, el de los gastos de compra, el de las devoluciones y descuentos sobre compras y sobre ventas, puesto que cada uno de estos se han establecido en una cuenta especial; facilitando la formación del estado de resultados, al poder conocer por separado cada uno de los conceptos con que se forma. Es decir, el registro de las operaciones de mercancías es claro. Por otra parte, observamos que no se puede conocer, en algún momento, el valor del inventario final de mercancías, debido a que no existe ninguna cuenta que controle las existencias. Al desconocer el valor del inventario final no se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido, ni la utilidad o pérdida bruta, por lo que es necesario realizar un recuento físico de las existencias.

Mercancías en tránsito.

Cuando una entidad realiza su compra de mercancías en la misma plaza donde radica, el valor de estas se carga directamente en las cuentas de mercancías generales (método analítico), compras o almacén (inventarios perpetuos), esto se debe a que en el momento de efectuar la operación ya se conoce el precio de adquisición, así como el valor de los gastos que origina dicha operación hasta su llegada al almacén. Sin embargo, como lo menciona Lara (2009, p. 217), “cuando las compras de mercancías se hacen en otras plazas por cuenta y riesgo del comprador se presenta el problema de no conocer inmediatamente su costo total, sino hasta se hayan recibido y se agreguen a su valor el de todos los gastos originados, desde el punto de envío hasta el de su destino, o sea el almacén del negocio”, este concepto es lo que referimos como mercancías en tránsito o en cambio.

Cuentas que se emplean.

Las cuentas que se abren o se registran para cada uno de los conceptos de mercancías en tránsito, como ya lo mencionamos, hechas en otras plazas, que vienen en camino por cuenta y riesgo del comprador, absorbiendo todos los gastos que originen desde el punto de envío hasta su destino; presentan los movimientos y saldos se detallan a continuación.

El saldo de esta cuenta es deudor y representa el valor de las mercancías que todavía se encuentran en camino. Se presenta en el balance general en el grupo del activo circulante.

El movimiento de la cuenta de mercancías en tránsito, se presentará el siguiente ejemplo:

1 de julio. Se reciben factura y documentos que amparan las mercancías que remite nuestro proveedor La Mexicana, S. A., de Guadalajara, Jal., por nuestra cuenta y riesgo, por valor de $ 500,000.00, para pagar al contado comercial, junto con el IVA correspondiente.

4 de julio. Factura 648526 de Ferrocarriles Nacionales, S. A., por fletes de las mercancías remitidas por La Mexicana, S. A., cuyo valor de $ 15,000.00 se pagó con cheque.

5 de julio. Factura 02612 de Transportes Infante, por acarreo de las mercancías remitidas por La Mexicana, S. A., cuyo valor que asciende a $ 5,000.00 se pagó con cheque.

5 de julio. Hoy llegaron a nuestro almacén las mercancías remitidas por La Mexicana, S. A.

30 de julio. Para liquidar nuestra cuenta a La Mexicana, S. A., se compró un giro al Banco de País, S. A., por $ 575,000.00, sobre los cuales nos cobró una comisión supuesta de $ 550.00 más el 15% de impuesto al valor agregado, tanto el valor del giro, el de la comisión y el del impuesto se pagaron con cheque con cargo al mismo Banco.

Al llegar la mercancía al almacén se debe determinar su costo total, para hacer el traspaso a la cuenta de mercancías generales, compras o almacén, en este caso, el costo total se forma así:

El asiento de traspasar el costo total a la cuenta de mercancías generales, compras o almacén es el siguiente:

Fuente: Lara, E. (2009, p. 218).

Como podemos ver, por medio de la cuenta de mercancías en tránsito podremos acumular los gastos generados por el traslado de mercancía de una localidad foránea, con la finalidad de poder registrar el costo final de la mercancía y contar con información verdadera y fiel de las operaciones realizadas en una entidad.

Conclusiones.

Sabemos que para el registro de operaciones de mercancías, existen varios métodos, los cuales se establecen tomando en consideración la capacidad económica de la entidad, el volumen de operaciones, la claridad en el registro y la información deseada.

Es necesario conocer cada una de las operaciones que se efectúan en cada uno de estos métodos para el registro de mercancías, y las operaciones que normalmente podemos efectuar con estas, entre las cuales se encuentran: compras, gastos de compras, devoluciones sobre compras, descuentos o rebajas sobre compras, ventas, devoluciones sobre ventas y descuentos o rebajas sobre ventas. También debemos considerar los inventarios inicial y final, es decir, la existencia de mercancías, ya que son indispensables para determinar la utilidad o pérdida en ventas.

Cuando se lleva a cabo el método analítico, no es posible obtener de inmediato el costo de lo vendido, ni la utilidad o la pérdida bruta, ya que para esto debemos conocer el valor del inventario final de mercancías, el cual no aparece registrado en ninguna cuenta, debiendo hacer un recuento físico de las mercancías para esto; actividad que obliga a detener las operaciones de la entidad. Es por esto, que se ideo el método de inventarios perpetuos, ya que en este, da a conocer el valor del inventario final en cualquier momento, y no es necesario cerrar la entidad para determinarlo, entre otras ventajas.

Bibliografía

Lara, E. (2009). Procedimientos de inventarios perpetuos en Primer curso de contabilidad, 22ª Ed., México, Trillas, p. 174-181.

Lara, E. (2009). Procedimiento analítico en Primer curso de contabilidad, 22ª Ed., México, Trillas, p. 160-173.

Lara, E. (2009). Mercancías en tránsito o en camino en Primer curso de contabilidad, 22ª Ed., México, Trillas, p. 217-220.